Cómo administrar tu dinero y llevar un control eficiente sobre tus gastos de viaje. (Plantilla de regalo)

Administrar tu dinero

 

Si te preguntara qué es lo que más te limita a la hora de viajar, ¿qué me dirías?

Seguramente tu excusa esté relacionada con el dinero.

No cabe duda que el dinero es uno de los factores más importantes de un viaje. De ello dependen muchos factores:

  • La duración del viaje.
  • Las veces que podremos permitirnos comer en bares y restaurantes.
  • El número y la calidad de las actividades que realicemos.
  • El tipo de alojamiento que escojamos.
  • Los medios de transporte que utilicemos.

El dinero está presente en cada uno de los aspectos de tu aventura.

Razón por la cual es esencial que aprendas a administrar tu dinero de la manera más eficiente posible. Sobre todo en aquellos casos en los que tu presupuesto sea bastante ajustado.

En este artículo quiero compartir contigo la forma en que gestiono mi dinero cuando viajo.

Te enseñaré a llevar un control sobre tu gasto diario, lo que te permitirá saber, de primera mano, cuanto dinero necesitas para un determinado tipo de viaje.

En el artículo también podrás descargar una plantilla de elaboración propia para que empieces a aplicar todo lo aprendido desde hoy mismo. ¡Seguro que viajarás más feliz sabiendo en qué gastas tu dinero!

En primer lugar, es necesario diferenciar entre viajes de ida y vuelta y viajes sin fecha de regreso.

Aunque no lo creas, la forma de comportarte y de administrar tu dinero va a variar notablemente en función de que tengas el billete de vuelta a casa comprado o no.

Veamos este asunto con más detalle:

 

Cómo administramos nuestro dinero en función del tipo de viaje

Tu dinero en viajes de ida y vuelta

La mayoría de nuestros viajes suelen tener una fecha de regreso definida.

Una escapada de fin de semana, Navidad, Semana Santa, puentes y días festivos, etc. Disponemos de unos días, incluso semanas, para emprender un nuevo viaje, pero tenemos la obligación de regresar a casa para una fecha determinada.

Imagina que tienes una semana de vacaciones y te apetece hacer una escapada a Italia para visitar el norte del país.

Has ahorrado 500 euros para realizar este viaje y crees que es más que suficiente para todo lo que tienes planeado hacer.

Llegas al destino y empiezas a gastar dinero. Se acerca el último día y, para tu alegría, te das cuenta de que te han sobrado 150 euros.

¿Qué hacemos?

Gastar el dinero sobrante en cosas que hasta entonces no entraban dentro de nuestros planes. Ya tenías asimilado que ese dinero iba a desaparecer, por lo que no te importa pegarte algún que otro capricho y llevar regalos a todos tus amigos y familiares.

¿Cuál es el problema?

Que cuando pase el tiempo te olvidarás y creerás que para otro viaje de una semana necesitarás un mínimo de 500 euros, ya que eso fue lo que te gastaste la última vez.

Sin embargo, si hubieras llevado un control sobre tus gastos, no sólo es probable que te hubieras ahorrado esos 150 euros, sino que seguramente habrías sido capaz de hacer el viaje con la mitad de presupuesto.

Ahorrar 500 euros siempre es más difícil que ahorrar 250, ¿no crees?

 

Tu dinero en viajes sin billete de vuelta

En aquellos casos en los que emprendemos un gran viaje donde no tenemos una fecha de regreso definida, la cosa cambia.

Podemos calcular un presupuesto acorde a una cantidad de tiempo aproximada, sin embargo, no sabremos con certeza cuanto tiempo seremos capaces de mantenernos en el camino.

Aquí la gestión de tu dinero es incluso más importante que en el caso anterior.

Cada euro cuenta.

Cuanto más reduzcas tus gastos durante el viaje, mayor tiempo serás capaz de alargar tu aventura.

Administrar tu dinero de forma eficiente es esencial. Descuidarlo tan sólo puede traerte amargas sorpresas.

No debe ser agradable tener que renunciar a algunos de tus planes por el simple hecho de no haber realizado una buena gestión de tu presupuesto.

¿Quién querría renunciar a la posibilidad de hacer ese curso de cocina tailandesa que tanta ilusión te hacía?

 

Cómo controlar eficientemente tus gastos de viaje

Tal y como te he comentado, la manera más común de calcular nuestro presupuesto viajero reside en analizar el número de días de viaje y luego calcular el presupuesto que necesitaremos.

Sin embargo, yo prefiero alterar el orden de ejecución, quedando de la siguiente forma:

  1. Anoto mi presupuesto de viaje actual.
  2. Calculo la duración, aproximada o definitiva, de mi viaje.
  3. Divido mi presupuesto actual entre el número de días de viaje, lo que resulta en el gasto diario que puedo permitirme.
  4. ¿Es suficiente? Perfecto.
  5. ¿No es suficiente? Comparo el gasto diario que puedo permitirme con el gasto diario mínimo necesario/aproximado.
  6. Calculo la cantidad de dinero pendiente de ahorrar.
  7. Comienzo a ahorrar y pongo fecha de inicio a mi viaje.

He elaborado una infografía para que te sea más sencillo entender el concepto. Como ejemplo tengo comparto el viaje a Marruecos de 6 días que realizaré a principios de octubre. Los números tan sólo son orientativos a modo de ejemplo.

 

Gastos de viaje

 

¿Te ha quedado más claro ahora?

 

Cómo calcular el gasto diario mínimo aproximado/necesario

Calculando nuestro gasto diario variable

El gasto mínimo que vamos a realizar durante nuestro viaje es algo relativo al que iremos adaptándonos conforme vayan avanzando nuestros días de viaje.

La mayoría de nuestros gastos diarios son variables. Esto quiere decir que podemos ir amoldándolos en función de nuestras necesidades económicas y de viaje.

De esta forma, podemos decidir alojarnos las dos primeras noches de nuestro viaje haciendo Couchsurfing y luego trasladarnos a un hostel.

Justo eso fue lo que hice durante el mes que pasé en Irlanda el verano de 2014.

Encontré un hostel que ofrecía alojamiento más económico a aquellos viajeros que tuvieran pensado pasar una temporada en la ciudad. El pago de la habitación era semanal pero para que se aplicara la oferta era necesario comenzar la estancia un lunes.

Como mi llegada a Dublín cayó en jueves, decidí alojarme mediante Couchsurfing ese fin de semana. Así tendría la oportunidad de conocer gente local desde el primer día al mismo tiempo que me ahorraba tener que pagar por alojamiento hasta mudarme definitivamente al hostel.

Couchsurfing Irlanda

En casa de Rafal y Anna durante mi primera experiencia como Couchsurfer en Dublín

 

Las variables que generalmente incluiremos en el cálculo de nuestro gasto diario serían las siguientes:

 

Alojamiento

El alojamiento no puede considerarse un gasto fijo a menos que hayas contratado un viaje organizado.

Así pues, lo que gastemos en alojamiento va a variar en función de nuestro presupuesto y necesidades de viaje:

  • Pasar una noche del viaje en un hotel romántico junto a tu pareja para luego ahorrar el resto de días alojándoos en un apartamento.
  • Combinar tu estancia en hostels con plataformas de consumo colaborativo.
  • Alojarte en casa de amigos y familiares.
  • Trabajar en hostels, viviendas particulares o granjas ecológicas a cambio de alojamiento.

Las posibilidades son ilimitadas.

 

Transporte local

El transporte podría considerarse tanto gasto fijo como variable. Sin embargo, el transporte local sí que va a ser variable, ya que este gasto diario dependerá única y exclusivamente de ti y de las decisiones que tomes:

  • Recorrer la ciudad a pie o utilizar el transporte público.
  • Tomar el metro o coger un taxi.
  • Alquilar una bicicleta o una moto.
  • Viajar en tren o haciendo autostop.

Nuevamente, todos estos gastos del día a día son los que deberás ir reflejando en tu plantilla de gastos, valga la redundancia.

 

Alimentación

La alimentación va a estar directamente relacionada con el tipo de alojamiento. En función de donde decidamos alojarnos tendremos un mayor o un menor gasto en alimentación.

Si te alojas en un hotel, te verás obligado a comer en la calle o a desayunar en el buffet del restaurante, ya que por norma general estos no cuentan con cocina propia.

Los hostels, por el contrario, suelen tener cocina a disposición de los huéspedes, algo ideal si deseamos reducir nuestro gasto diario en alimentación, ya que podremos ir al supermercado más cercano y preparar nuestra propia comida.

 

Actividades

Las actividades pueden considerarse tanto gastos fijos como variables.

Para diferenciarlas, consideraríamos actividades de gasto variable aquellas que no hayan sido premeditadas:

  • Apuntarte a un Free Tour por la ciudad y dar un donativo de 10 euros al guía por la visita.
  • Contratar una actividad en una agencia local cuyo precio hasta entonces desconocías.
  • Salir una noche de fiesta tras haberte apuntado a un Pub Crawl organizado por el hostel.

Por el contrario, aquellas actividades que considero como gasto fijo serían las que ya tenías planeado realizar antes del viaje y cuyo precio ya habías asimilado.

 

Cervezas y gastos variables.

¡Tranquilo, no soy ningún alcohólico!

Simplemente que, mientras revisaba mis hojas de cuentas de viajes anteriores, me he dado cuenta de que prácticamente todos los días caía alguna que otra cerveza, por lo que, en mi caso particular, son merecedoras de contar con una categoría independiente.

¿Acaso me vas a negar lo bien que sienta una cervecita bien fría tras una intensa jornada de viaje?

Bueno, con esto no quiero decirte que tú también debas anotar tu gasto diario en cervezas aparte. Simplemente que, si tú también tienes otro gasto regular no mencionado, lo añadas a tu hoja de cuentas.

Quizás en lugar de cervezas sean chocolatinas o imanes de viaje.

Cataloguémoslo como caprichos personales 🙂

 

Calculando nuestro gasto diario fijo

Serían gastos fijos de nuestro viaje aquellos que podemos calcular antes de empezar nuestra aventura y que son premeditados a la vez que difíciles de eliminar.

Consideraríamos gastos fijos los siguientes:

 

Transporte.

Aquí recogeríamos los gastos de transporte necesarios para desplazarnos entre un destino y otro.

Si queremos pasar un par de semanas a China, necesitaremos tomar un vuelo. También necesitaremos desplazarnos desde nuestra casa hasta el aeropuerto, independientemente de que esté o no en nuestra ciudad.

Así pues, en mi caso tendría que anotar el precio del billete de avión desde, por ejemplo, Madrid, y el coste que me supondría desplazarme a la capital desde Granada, mi ciudad.

A diferencia del transporte local, este es un gasto ya conocido y del cual dependeremos para poder movernos hasta el destino. A diferencia del gasto en transporte local, aquí sí que conocemos el gasto exacto que nos conllevará el desplazamiento.

 

Seguro de viaje

En aquellos viajes en los que precisemos contratar un seguro de viaje, es necesario anotar este gasto como fijo, ya que el coste de este dependerá de los días que estemos de viaje.

El seguro de viaje suele contratarse antes de llegar al destino, por lo que es un gasto añadido que deberemos tener en cuenta a la hora de calcular nuestro presupuesto de viaje necesario.

 

Equipamiento

Aquí recogeríamos todos los gastos que procedan de nuestros gastos de equipaje:

  • Vas a hacer tu primera gran aventura y necesitas comprar una mochila de viaje apropiada.
  • Quieres ser más precavido y compras candados de seguridad.
  • Compras una riñonera para llevar tu documentación y dinero asegurados.
  • Necesitas una funda protectora para tu ordenador portátil.

Como es obvio, todas estas nuevas adquisiciones te servirán en tus viajes posteriores, así que únicamente anotarás aquellas que resulten indispensables para el viaje que se avecina.

 

Guías de viaje

Poco más que destacar.

 

Actividades

Aquí tomarás nota de todas aquellas actividades que des por sentado que vas a realizar y cuyo precio conozcas y tengas asimilado.

Si estás 100% seguro de que vas a realizar ese curso de buceo o que vas a realizar el ascenso al Macchu Picchu, anota su precio como gasto fijo.

Si tienes pensado contratarlo en una agencia local una vez en destino, puedes buscar por Internet cuál es el precio aproximado que suele tener dicha actividad.

 

Documentación

¿Estás obligado a pagar y presentar un visado?

¿Necesitas obtener alguna acreditación especial para poder entrar al país?

¿Tienes que renovar tu pasaporte para que sea válido durante tu viaje?

Que no se te escape ninguna tasa en tu hoja de gastos fijos.

 

Calcula la media y obtendrás la respuesta

Una vez tengas anotados todos tus gastos fijos y el gasto diario mínimo necesario, no tienes más dividir el total de tus gastos fijos entre el número de días de viaje y sumárselo al gasto diario mínimo necesario.

A ver si me he explicado bien:

Tus gastos fijos van a depender directamente de tus necesidades y son difíciles de variar.

Lo que te cueste a ti volar a Estados Unidos desde España no va a ser igual que el coste que supondría alguien procedente de México.

De ahí que el presupuesto de viaje necesario difiera entre unas personas y otra, aunque sus gastos diarios en destino sean exactamente los mismos.

Un español cuenta con un visado gratuito de 30 días para visitar Tailandia, una vez concluido, podrá solicitar su extensión de visado pagando la consecuente tasa. Un argentino, a diferencia que el español, puede permanecer hasta 90 días en el país de las sonrisas sin necesidad de visado.

Una vez calculado el gasto fijo, divídelo entre el total de tus días de viaje. Con el gasto fijo medio, añádelo a tu tabla de gastos diarios para tenerlo siempre presente durante tu viaje e ir actuando en consecuencia.

 

Es momento de actuar.

Sé que todo esto puede parecer muy lioso, pero te aseguro de que todo te resultará más sencillo una vez pongas la teoría en práctica.

Para ello he elaborado una plantilla para que tú mismo seas capaz de gestionar eficientemente tus gastos de viaje y aplicar todo lo que aquí te he enseñado.

He creado un archivo comprimido (.rar) que contiene lo siguiente:

  • Una plantilla en formato excel para que lleves un control eficiente sobre tus gastos de viaje, tal y como lo hago yo. Podrás calcular tu presupuesto de viaje, así como gestionar tus gastos de viaje, tanto diarios como fijos. El documento cuenta con algunas fórmulas ya incorporadas para que puedas calcular lo más rápidamente posible tu presupuesto y tus gastos diarios aproximados.
  • También quiero regalarte la plantilla, esta vez en formato PDF, para que directamente la imprimas y la lleves contigo durante todo tu viaje. Así podrás ir llevando tus cuentas de una forma limpia y ordenada
  • Te he incluido una copia de la plantilla, también en PDF, ya cumplimentada para que te sea más sencillo entender su funcionamiento.
  • Por último, también encontrarás un pequeño manual de instrucciones para que no te quedes con ninguna duda en el tintero.

Si aún y así, hay algo que no termine de cuadrarte, puedes escribirme un e-mail a info@olivertrip.com y estaré encantado de solucionar tus dudas.

He dedicado bastante tiempo a la elaboración de este artículo. Deseaba que fuera lo más práctico y útil posible y no quería que dejara con mal sabor de boca a nadie.

Por este motivo, para que puedas continuar con la descarga de la plantilla, me gustaría pedirte el favor de que compartieras este artículo en Facebook para poder ayudar a un mayor número de viajeros.

Estoy seguro de que la plantilla te será de extrema utilidad. Si una vez descargada piensas lo contrario, manda el archivo a la papelera de reciclaje y ponte a escribirme un e-mail de crítica.

Eso sí, si el e-mail es de felicitación me harás muchísimo más feliz 🙂

[sociallocker id=958]Haz clic en este enlace para descargar la plantilla[/sociallocker]

 

¡Gracias!


¡Ahora es tu turno!

¿Utilizas alguna técnica para calcular tu presupuesto de viaje? ¿Llevas algún seguimiento sobre tus gastos de viaje?

¿De qué manera administras tu dinero al viajar?

¿Te has descargado la plantilla y has empezado a poner en práctica lo aquí aprendido?

¡Cuéntamelo todo en la sección de comentarios! Leo y respondo a todo el mundo 🙂

Si te ha gustado el artículo, te agradecería mucho que lo compartieras en tus redes sociales para así poder llegar a un mayor número de personas. Tan sólo tienes que hacer clic en los iconitos de la parte inferior de tu pantalla

¡Que tengas una gran semana!

Un abrazo,

Oliver.-

15 comments

  1. Alejandro Castrelo

    Muy buen artículo Oliver! Se nota el trabajo que hay detrás. Muy buenos consejos para cualquiera que quiera llevar un control de gastos en sus viajes. Un abrazo!

    • Oliver
      Author

      ¡Gracias Alejandro!

      Yo voy a aprovechar mi viaje a Marruecos para poner en práctica la plantilla. Ya me contarás si finalmente le das uso 🙂 ¡Un abrazo crack!

  2. Hola Oliver, como te conté en FB algo parecido estoy escribiendo esta semana para Traviajar, aunque leyendo tu post me he dado cuenta que es muy, pero muy diferente. Este artículo se parece más a uno que hice hace poco llamado: “Vivir viajando o quedarte en casa: hablando de gastos ¿Qué sale mejor?” que sigue sin ser lo mismo, pero se parece más 🙂

    Me ha parecido súper práctico y muy útil la información que compartes y los plus, pues son un plus definitivo, gracias por el tiempo y el amor con que se ve que lo has hecho.

    Te cuento que yo utilizo un programa, soy una chica de programas, ya que hace mucho dejé el archivo de excel. Este programa me permite poner el gasto, una descripción y etiqueta. Esta bastante bien, se llama Whallet, es de unos chicos españoles, creo que te puede llamarte la atención 🙂

    Un abrazo,

    • Oliver
      Author

      ¡Hola Diana! Qué alegría verte por aquí.

      Muchas gracias por tus palabras. No olvides pasarme ese artículo cuando lo tengas listo, ¡me interesa!

      Con este artículo pretendo ayudar a llevar un seguimiento de los gastos de viaje de una manera limpia y ordenada. La plantilla además es útil para calcular el presupuesto que necesitarás para un determinado viaje, por lo que tiene una doble función.

      Voy a descargarme la aplicación que comentas para mi viaje a Marruecos y voy a combinarla con mi plantilla. Seguro que me viene ideal para ir reuniendo los gastos del momento y luego pasarlos a la plantilla al final del día.

      Un fuerte abrazo, cuídate 🙂

    • Oliver
      Author

      ¡Hola Francisco! Pues justo acabo de regresar del sur de Marruecos. Ahora toca volver al curro, así que de momento estaré estable en Granada.

      Gracias por tus palabras. Un abrazo 🙂

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  6. Muy buena aportación Oliver. Nosotros acostumbramos a llevar siempre un control exhaustivo de ingresos y gastos en nuestro día a día, por lo que en el momento del viaje es simplemente una extensión del mismo. Recomiendo descargarse alguna APP al móvil para esto que resulta muy útil (desgraciadamente no hay ninguna APP específica para llevar el presupuesto previo o durante el viaje, pero hay un montón de apps interesantes más generalistas).

    • Oliver
      Author

      ¡Hola Iván! Qué alegría tenerte por aquí.

      Pues como dices, yo soy igual. Anotar mis gastos y llevar un control sobre ellos me motiva a ahorrar durante mi viaje. Sobre todo en aquellos sin billete de vuelta en los que cada euro cuenta.

      Diseñé la plantilla porque, personalmente, estuve un tiempo anotando los gastos directamente en mi diario de viaje. Así que pensé que una plantilla era la solución perfecta para así tener todo más limpio y ordenado.

      Seguimos en contacto para futuras colaboraciones.

      Un abrazo crack.

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    • Oliver
      Author

      ¡Hola Mayra!

      Me alegro que te haya gustado y te sirva de utilidad a la hora de organizar tu próximo viaje. ¡Espero que lo pongas en práctica muy pronto!

      Si no lo has hecho ya, te sugiero que eches un vistazo al último artículo que he publicado. Creo que te vendrá de perlas en este momento.

      ¡Un fuerte abrazo y bienvenida al blog!

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